Steigende Personalkosten in der Gastronomie – Digitale Zeiterfassung spart Betrieben bis zu 5.000 Euro monatl

Angesichts steigender Ausgaben für Lebensmittel, Energie und Personal steht die Gastronomiebranche zunehmend unter wirtschaftlichem Druck.

Besonders die Personalkosten sind in den vergangenen dreieinhalb Jahren um über ein Drittel gestiegen – eine Entwicklung, die viele Betriebe zur Optimierung ihrer internen Prozesse zwingt. Ein oft unterschätzter Kostenfaktor ist die ungenaue Arbeitszeiterfassung. Schon wenige Minuten täglich, die durch großzügige Rundungen oder fehlende Pausenangaben entstehen, können sich bei 20 Mitarbeitenden auf über 15.000 Euro jährlich summieren. Diese Mehrkosten entstehen allein durch fehlerhafte oder lückenhafte Dokumentation der Arbeitszeiten.

Ein Beispiel: Ein mittelständischer Gastronomiebetrieb mit 35 Mitarbeitenden konnte durch die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems monatlich 5.000 Euro einsparen. Die größten Einsparpotenziale liegen in der minutengenauen Erfassung, automatisierten Pausenregelung und dem Wegfall manueller Nachbearbeitung. So führen handgeschriebene Stundenzettel, Excel-Tabellen oder mündliche Absprachen häufig zu Aufrundungen bei Arbeitsbeginn und -ende. „Wer kennt es nicht: Man ist um 8:53 Uhr da, schreibt aber 8:45 Uhr auf. Diese scheinbar harmlosen 8 Minuten pro Tag summieren sich bei einer Vollzeitstelle auf über 30 Stunden im Jahr – das sind fast 500 Euro zusätzliche Lohnkosten“, erklärt Nils Neumann, Geschäftsführer von gastromatic. Weitere Fallen bei der manuellen Erfassung: Ohne automatische Pausenerfassung werden rechtlich vorgeschriebene Pausen oft „vergessen“ oder verkürzt dokumentiert. Das Ergebnis ist eine bezahlte Pausenzeit, die arbeitsrechtlich problematisch ist. Zudem häufen sich ohne digitale Nachvollziehbarkeit oft unbemerkt Überstunden an, die später teuer nachbezahlt werden müssen.

Digitale Systeme schaffen Transparenz und Effizienz

Seit den Urteilen des Europäischen Gerichtshofs (2019) und des Bundesarbeitsgerichts (2022) sind Arbeitgeber:innen verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Digitale Lösungen bieten dabei nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch zahlreiche Vorteile wie die minutengenaue Erfassung für volle Kostenkontrolle, die automatische Zuschlagsberechnung für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit. Sie unterstützen dabei, Teams effizienter und transparenter zu führen. Mit minutengenauer Erfassung besteht jederzeit Transparenz, welche Personalkosten anfallen. Das ermöglicht realistische Kalkulationen und verhindert böse Überraschungen bei der Lohnabrechnung. Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge werden automatisch erkannt und korrekt berechnet. Mitarbeiter:innen können ihre Arbeitszeiten einsehen und haben Gewissheit über korrekte Abrechnungen. „Das schafft Zufriedenheit und spart das ständige Hin- und Her, wenn es um die Arbeitszeiten geht“, erläutert Neumann. Moderne Systeme verknüpfen Zeiterfassung mit der Schichtplanung und erkennen automatisch Abweichungen oder Über-/Unterbesetzungen. Bei Kontrollen oder Streitigkeiten sind alle relevanten Daten lückenlos dokumentiert und digital archiviert.

Praxisbeispiel: 5.000 Euro Ersparnis pro Monat

Bei einem mittelständischer Gastronomiebetrieb mit 35 Mitarbeiter:innen waren handgeschriebene Stundenzettel mit häufigen Rundungsfehlern die Regel. Eine manuelle Pausen-berechnung wurde oft vergessen. Die Nachbearbeitung der Excel-Listen war zeitaufwendig. Es gab häufige Diskussionen über korrekte Arbeitszeiten. Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung ergab eine Gesamtersparnis in Höhe von 5.000 Euro monatlich, die sich wie folgt zusammensetzt:

o 3.200 Euro durch präzise Minutenerfassung (statt Aufrundungen)
o 1.200 Euro durch automatische Pausenregelung
o 600 Euro durch Wegfall manueller Nachbearbeitung

Zusätzlich reduzierte sich der administrative Aufwand um 15 Stunden pro Woche – wertvolle Zeit, die nun in die Kundenbetreuung und Betriebsoptimierung fließt.

Expertentipp zur Auswahl des richtigen Systems

Doch welches Zeiterfassungstool ist für den eigenen Betrieb das richtige? „Das System zur digitalen Erfassung sollte intuitiv sein, sodass es sich problemlos bedienen lässt und individuelle Einstellungen zulassen“, so Neumann. Smartphone-Apps ermöglichen das Stempeln auch außerhalb des Betriebs – ideal für Lieferservice oder Catering. Datenschutz ist nicht optional: Deutsche Server und transparente Datenschutzerklärungen sind Grundvoraussetzungen. Die nahtlose Anbindung an Lohnbuchhaltung und Kassensysteme spart Zeit und verhindert Doppelarbeit. Reports zu Arbeitszeiten, Überstunden und Kosten sollten per Knopfdruck verfügbar sein.

gastromatic: Digitale Zeiterfassung für die Gastronomie

Die cloudbasierte Softwarelösung gastromatic der vertical cloud solution GmbH unterstützt Gastronomie- und Hotelbetriebe bei der digitalen Zeiterfassung, Dienstplanung und Mitarbeiterverwaltung. Mit intuitiver Bedienung, mobiler App und automatisierten Prozessen sorgt gastromatic für mehr Effizienz, geringere Kosten und ein starkes Team. Weitere Informationen finden Interessierte unter www.gastromatic.com/de/zeiterfassung-online

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Frau Anja Eigen
Am botanischen Garten 46
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